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Le secteur du MICE

Le secteur du MICE va regrouper tous les acteurs susceptibles de participer ou d'organiser des événements. Globalement, tous les acteurs de notre industrie peuvent être concernés par le MICE, qu’ils soient Loisirs ou Corporate, mais certains y sont plus dédiés comme les palais des congrès, les agences événementielles ou encore les hébergeurs proposant des salles de séminaires. Les buts peuvent être diverses et nombreux; communiquer, promouvoir, lancer un produit, prospecter, fédérer une équipe, fidéliser, récompenser ou encore vendre, échanger, réseauter...

Les acteurs du MICE

  • Les agences événementielles appelées de plus en plus agences de communication événementielle qui ont un rôle de conseil et une expertise du secteur. Elles gèrent de A à Z l’événement; la production, la logistique, la communication ainsi que le suivi post-event.

Ex: Mondial Events, GL Events, Lever de rideaux…

  • Les agences de communication qui ont un rôle similaire à celui des agences événementielles, mais qui, comme leur nom l’indique, sont spécialisées dans la communication.

Ex: Publicis, Havas…

  • Les TMC et plus particulièrement celles avec une cellule Meetings & Events. On retrouve également les MMC Meetings Management Companies, qui se spécialisent dans l’organisation d’événements dédiées au Corporate Travel.

Ex: American Express Meetings & Events, CWT Meetings & Events…

  • Les agences de voyages possédant une cellule Meetings & Events. Elles ne vont pas s’occuper d’événements de très grande ampleur et seront limitées en termes de communication.

Ex: Selectour, Bleu Voyages…

  • Les DMC qui vont avant tout gérer l’assemblage des activités sur le lieu de l’événement. Elles ont une expertises en production et s’attarderont moins sur de la communication ou de la logistique.
  • Les TO peuvent également organiser des événements, notamment au sein de leurs propres structures hôtelières avec des propositions de packages.

Ex: ClubMed, Fram…

  • Les TO événementiels quant à eux créeront des packages pour le grand public, comme un voyage au Brésil pour la Coupe du Monde de Football.

Ex: Novo Travel, Eventeam..

  • Les Conventions Bureaux qui sont des acteurs institutionnels et qui ont pour but de promouvoir les destinations en B2B et le tourisme d’affaires. Soit ils répondent à un besoin, soit ils prospectent, sachant que leurs services sont gratuits.

Ex: Paris Info, French Riviera Convention, Provence Côte d’Azur Events…

  • Les Venues Finders sont en réalité des sortes de catalogues B2B, B2C, online ou offline pour des recherches spécifiques. Ce sont des entreprises spécialisées comme par exemple Helmsbriscor pour la rechercher d’un lieu événementiel.

Ex: ABC Salles, 1001 Salles.. Nous retrouvons également les hébergeurs, les transporteurs, les traiteurs, différents lieux d’accueil comme des salles indépendantes ou des Palais des Congrès, des prestataires d’activités comme AMC Events ou encore des PCO Professional Congress Organizators.

Les typologies d’événements

  • Salons B2B ou B2C : souvent de grande envergure, avec système d’exposition
  • Séminaires/Conventions : réunir des équipes autour d’un thème et communiquer
  • Inaugurations : célébrer une ouverture avec un vernissage par exemple
  • Incentives : motiver et récompenser des équipes
  • Team building : créer une adhésion du groupe, sous forme d’activités
  • Colloques/Congrès : des spécialistes se regroupent autour d’une thématique pour échanger
  • Assemblées Générales : communiquer de façon hiérarchique (du haut vers le bas), pour faire un bilan, prendre une décision
  • Workshop : petits ateliers pour partager, construire autour d’un thème défini
  • Eductours : pour proposer un voyage de découverte dans une ville par exemple, un TO qui organise une visite guidée pour ses distributeurs

Beaucoup d’autres types d’événements existent comme les festivals, les événements sportifs, les foires, les conférences de presse, les voyages de presse, les lancements de produits, les événements historiques, les formations, les tournées promotionnelles, les journées portes-ouvertes...

Les grandes étapes de la conception d’un événement

1. Planification/Conception de l’événement

Dans cette première étape, nous cherchons à définir nos besoins; pourquoi réaliser un événement, quels sont les objectifs?
Pour cela on passe par la réalisation d’un cahier des charges:

  • Qui est la cible? Jeunes, familles avec ou sans enfants, CSP+, clientèle loisir, clientèle affaires... Est-ce un événement B2B ou B2C ? Si c’est un événement B2C, penser à la possibilité de mettre en place un thème au niveau de la tenue vestimentaire par exemple ou au niveau de la décoration du lieu.
  • Quelle est la durée? 1 jour, une soirée, plusieurs jours.
  • Combien de participants? En fonction du nombre de participants il faut choisir un lieu ayant une capacité adaptée et regarder les obligations en matière de sécurité.
  • Quand? Choisir une ou plusieurs dates en fonction de la durée de l'événement, regarder si ce jour est adapté aux participants, voir si il n'y a pas d'autres événements concurrents, étudier l'offre des producteurs primaires pour avoir une idée de prix des acheminements et des hébergements

2. Sourcing des fournisseurs

Lancement d’appel d’offre (avec les éléments du cahier des charges)
Après avoir établi le cahier des charges, est-il possible d'organiser seul(s) l’événement ? Si non, choisir un acteur pour organiser l’événement. Il faut des recherches de prestataires et lancer des appels d'offre en imposant des délais. Lorsqu’on a plusieurs réponses aux demandes, on analyse, compare les offres, négocie un tarif, puis on signe. Listez les acteurs qui rentrent dans le cycle de l’événement (hormis l'agence événementielle qui organise) afin de ne rien oublier (traiteur, hébergeurs, transporteurs, hôtesses, sécurité, animateur, dj, équipe technique etc)

3. Budgetisation

Analyse des besoins → coûts
Il faut estimer le coût de l’évènement. On fait un bilan détaillé des différents frais, en y mettant un prix. Si le prix exact d'une prestation n’est pas communiqué, on estime sa valeur. On calcule le tout pour regarder si le coût total de l'évènement rentre dans le budget prévu.

4. Achat

On négocie avec les différents prestataires sélectionnés et on détermine un nouveau budget et quelles économies peuvent-être réalisées. On organise la signature des contrats, des bons pour devis, les paiements avec acomptes et factures.

5. Logistique

Coordination, Communication, Acheminement, Hébergement

  • Comment faire connaître l’événement ? Quelle image donner à cet événement ? On établi une charte graphique et une ergonomie pour la communication. On regarde les tendances du moment en termes de communication.
  • Que faut-il mettre en contenu ? Le lieu, la date, l'heure, le nom de l’entreprise, les détails de l’événement, un slogan.
  • Quels supports utiliser pour ma communication ? Des flyers, des brochures, des panneaux publicitaires, des e-mails, la radio, la presse, la télé...

6. Planifier l’organisation

On fait un rétroplanning avec toutes les étapes de de l’évènement.
L’idéal est de faire 3 retroplanning : un pour l'avant, un pour pendant, et un autre pour après l'évènement.
Chaque action doit répondre aux questions suivantes : quoi ? (qu'est-ce que le rôle de cette action, pourquoi la fait-on), qui ? (quelle personne va faire cette action, qui a le plus de compétences pour cela), quand ? (combien de temps avant l'évènement doit-on faire telle ou telle action, à quel moment ?)

7. Préparer l’évènement

On se base sur les rétroplanning, on vérifie que tout soit prêt pour le jour J,on gère les paiements, vérifie si les acomptes versés sont validés, contacte les fournisseurs. On reprend point par point pour ne rien oublier.

8. Le Jour J

On assiste à l’évènement avec la présence obligatoire du chef de projet du prestataire choisi. Il faut être capable de répondre à tous les problèmes et garder un oeil sur le rétroplanning. On programme en amont l'organisation nécessaire si il faut démonter des stands, renvoyer des objets appartenant aux participants, faire passer des enquêtes de satisfaction, des questionnaires.

9. Post event

Relations presse, Satisfaction clients/participants, Analyse des contrats, des ventes, des partenariats
On fait un bilan de l'évènement : Les objectifs sont-ils atteints ? L’événement est-il une réussite ? On ne peut pas toujours chiffrer le retour sur investissement, mais on peut chiffrer les bénéfices en termes de communication par exemple pour voir si l’événement a étét porteur pour l’entreprise. On fait en réalité des retours sur objectifs.

10. Perspectives

Il faut penser à étudier de nouveaux partenariats en vue d'un prochain évènement. On peut également mettre en place un tableau de bord en fonction des résultats des enquêtes de satisfaction par exemple, avec des indicateurs clés de performance pour évaluer quelles actions ont été bénéfiques, lesquelles sont à améliorer ou à supprimer.